Die Unterlage zum elektronischen Signieren
Auf dem Markt gibt es etliche Dienste (z.B. skribble.com) und Softwarelösungen, welche meist mit einem sogenannten Signierraum funktionieren, einer Art Unterlage. Das heisst, jemand lädt ein Dokument hoch und sendet allen Parteien eine Einladung zum Unterschreiben zu. Nachdem alle unterschrieben haben, kann jede Partei das von allen signierte Dokument herunterladen oder bekommt es per Mail automatisch zugesendet. Diese Vorgehensweise mit einem Signierraum hat minimale Vorteile, ist aber allgemein überraschend teuer. Günstigere Lösungen sind schwer zu finden. Wenn ich schon elektronisch signiere, will ich das auch häufig anwenden können ohne hohe Kosten von Fr. 40.- pro Monat mit sehr begrenzter Anzahl Signaturen.
Eine gute und günstige Lösung habe ich beim Anbieter PrivaSphere gefunden. Dabei signiert man ein Dokument mit Hilfe von PrivaSphere und leitet dieses Dokument dann selber zur nächsten Vertragspartei weiter. Auf diese Art wir kein Signierraum benötigt. Ein solcher wird zwar von PrivaSphere im Moment auch entwickelt.
PrivaSphere
Die im Jahr 2002 gegründete Firma PrivaSphere AG aus Zürich bietet Dienstleistungen und Technologien zur vertraulichen und sicheren Übertragung von Mitteilungen über das Internet an. Die Leistungen werden exklusiv aus Rechenzentren in der Schweiz erbracht.
Bei PrivaSphere benötigt man ein Konto (e-Mail Konto) um Zugang zu dieser elektronischen Unterlage zu erhalten.
Ein solches Konto kostet Fr. 12.- pro Kalendermonat inklusive bis zu 80 Signaturen laut „Fair use policy“. Die Monatsgebühr bezahlt man nur in denjenigen Monaten, in denen man diese Signierfunktion mindestens einmal zum Signieren benutzt! Dies ist ein wesentlicher Vorteil zu anderen Lösungen mit fixen monatlichen Kosten.
Für die Bezahlung ist ein paypal-Konto von wesentlichem Vorteil. Ansonsten ist nur Zahlung gegen Rechnung möglich, welche aber eine Bearbeitungsgebühr auslöst. Wer kein Paypal-Konto hat, kann dies während der Kontoeröffnung an entsprechender Stelle eröffnen.
Für das Einrichten eines PrivaSphere Konto sind ein paar wenige Schritte notwendig, wozu es einige ruhige Minuten braucht:
1. Mailkonto bei PrivaSphere erstellen:
https://www.privasphere.com/h/index.php?id=1&L=1 und dann rechts oben Anmelden – Webmail Registrieren (Registrierung ohne Zertifikat).
Für die Signierfunktion braucht es grundsätzlich die Mailfunktion gar nie. Ich habe noch kein einziges Mail mit diesem Konto versendet.
2. Alles notwendige für das Signieren einrichten:
Die Anleitung dazu findet man auf der Webseite unter Solutions – PrivaSphere Sign & Send – dann auf dieser Seite fast zu unterst unter „Beschreibung des Services ‚PrivaSphere Sign & Send'“ und dann unter „Vorbereiten des PrivaSphere Kontos für die qualifizierte elektronische Signatur (QES)“:
a) Hinterlegung der Identität (Mobilnummer) -> siehe Anleitung
b) Nationalität des Unterzeichners – in der Navigation unter „Mein Konto“ und da unter „eGov/Einschreiben“ bei den Registrierungsoptionen I. – IV. ist die erste Option zu wählen. Damit diese Option funktioniert, sind Fr. 10.- via Paypal auf das eigene PrivaSphere-Konto zu laden, hierbei macht es Sinn, gleich mehr zu bezahlen, damit die Monatsgebühr von Fr. 12.- auch dem Prepaid-Guthaben belastet werden kann. Dies erfolgt via dem Navigationspunkt „Meine Zahlungspläne“ und „Abos und Prepaid“. Nach erfolgreicher Zahlung ist an dieser Stelle auch das neue Prepaid-Guthaben sichtbar. Danach ist die I. Option unter „eGov/Einschreiben“ ausführbar.
Danach ist alles notwendige bereit, um elektronisch zu signieren.
Drei zusätzliche Punkte:
A) Wie unter „Mein Konto“ und da unter „Unterschrift-Einstellungen“ ersichtlich, lässt sich ein „Bild für qualifizierte Signatur“ einrichten. Wenn man keine Bilddatei hochlädt, wird der angezeigte QR-Code auch bei der Signatur angezeigt. Dies kann man verhindern, indem die Datei „weiss_170x170.jpg“ hochgeladen wird (nachdem diese Datei zuerst lokal auf den Computer gespeichert wird, per rechte Maustaste und „Bild/Grafik speichern unter…“). Natürlich kann hier auch ein Firmenlogo oder ein Bild von der eigenen Unterschrift hochgeladen werden.
B) Unter „Mein Konto“ und da unter „Unterschrift-Einstellungen“ hat es ein Feld mit der Bezeichnung „PDF-sig Grund“. Diesen habe ich mit „QES nach ZertEs“ gefüttert und gespeichert. Damit wird meines Erachtens bei der Signatur besser darauf verwiesen, dass es eine qualifizierte Unterschrift nach CH-Gesetz ist.
C) Ebenfalls unter „Mein Konto“ und da unter „Unterschrift-Einstellungen“ kann man die Option „kein Passwort“ ankreuzen, was ich empfehle. Diese Einstellung bezieht sich auf das Signieren (siehe nachfolgend), damit man nicht bei jedem Signiervorgang das Passwort eintippen muss.
3. Signieren
Nun kann es losgehen! Zum Start ist unter „Sign&Send“ „Einzelsignatur“ zu wählen und der Anleitung zu folgen. Nach einem Signaturvorgang ist es nie notwendig „Sicher Senden“ zu wählen, falls dies erscheint. Das ist nur für die Mailnutzung via PrivaSphere gedacht. Das signierte Dokument wird im Browser geöffent und zugleich auf dem Computer unter Downloads abgespeichert.
Es ist möglich, gleichzeitig mehrere Dateien hochzuladen. Anschliessend muss bei jedem Dokument die Signatur richitg platziert werden, dazu kann man links oben durch alle PDF’s klicken. Diese Funktion ist sehr praktisch und bietet nicht jedes Programm an.
Anmerkung zur Option Zertifieren:
Beim Signieren wie im letzten Abschnitt beschrieben, gibt es eine Option „Zertifizieren“. Diese sollte nie benützt werden. Alles weitere dazu ist unter „Tests mit signierten Dokumenten“ erklärt.